Znak sprawy: SF/1/2022 Grajewo, 29.11.2022 r.
Przedsiębiorstwo Energetyki
Cieplnej Sp. z o.o.
ul. Targowa 22
19-200 Grajewo
tel/fax 86 272 23 88
e-mail: pecgrajewo@pecgrajewo.com.pl
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
NA PRZEPROWADZENIE BADANIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
Określenie zamówienia wg CPV: 79210000-9 Usługi księgowe i audytorskie
I. Nazwa i adres Zamawiającego.
Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o., ul. Targowa 22, 19-200 Grajewo
tel/fax 86 272 23 88, e-mail: pecgrajewo@pecgrajewo.com.pl www.pecgrajewo.com.pl
II. Przedmiot zamówienia.
Działając na podstawie art. 66 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217. ze zmianami) Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. w Grajewie (dalej zwana jako Zamawiający) zaprasza do składania pisemnych ofert na wykonanie zamówienia:
,,PRZEPROWADZENIE BADANIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
ZA ROK 2022 i 2023″
Badanie sprawozdania finansowego Zamawiającego powinno zostać przeprowadzone zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz o nadzorze publicznym ( t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1415).
III. Opis przedmiotu zamówienia.
1. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) badanie sprawozdania finansowego za rok 2022 i 2023;
2) sporządzeniesprawozdania z badania przez biegłego rewidenta w trzech egzemplarzach zawierające informacje czy badane sprawozdanie finansowe:
– przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej Spółki oraz jej wyniku finansowego i przepływów pieniężnych, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości;
– jest zgodne co do formy i treści z obowiązującymi przepisami prawa, umową Spółki;
– zostało sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami rozdziału 2 Ustawy o rachunkowości.
IV. Warunki udziału w postępowaniu.
1. Ogólne postanowienia dotyczące realizacji przedmiotu zapytania:
1) Warunkiem ostatecznego wyboru oferty będzie podpisanie umowy z wybranym oferentem na realizację przedmiotu zamówienia.
2) Na każdym etapie realizacji zamówienia Oferent zobowiązany będzie do kontaktu z przedstawicielem Zamawiającego, informowania o bieżących działaniach czy też o ewentualnych utrudnieniach w realizacji przedmiotu zamówienia. W trakcie realizacji zamówienia niezbędne dokumenty i informacje zostaną udostępnione na prośbę Oferenta w siedzibie Zamawiającego.
3) Cena netto przedmiotu zamówienia – wynagrodzenie Oferenta obejmuje wszelkie wydatki związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym wszelkie daniny o charakterze publicznoprawnym i inne (w tym w szczególności podatki pośrednie, bezpośrednie, wydatki związane z obowiązkowymi ubezpieczeniami, koszty podróży).
Wynagrodzenie (cena) nie będzie podlegało podwyższeniu.
2. Wymagania wobec Oferenta:
1) Oferent powinien posiadać niezbędne uprawnienia i zasoby niezbędne do niezakłóconej realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności posiadać niezbędne kwalifikacje i doświadczenie dysponować osobami, należycie przygotowanymi do wykonania zlecenia;
2) Posiadać odpowiedni potencjał ekonomiczny i techniczny oraz znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, zapewniającej wykonanie zamówienia.
3. Podstawowe wymagania dotyczące oferty:
Oferta (sporządzona w jęz. polskim) powinna być kompletna, zawierać wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia, spełniać wymogi opisane w niniejszym zapytaniu, być zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w szczególności przepisami, dotyczącymi ochrony uczciwej konkurencji
4. Instrukcja dla oferentów:
1) Na kopercie winien być wskazany tytuł i numer zapytania ofertowego;
2) Ofertę należy przygotować na załączonym formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1.
3) Zaleca się aby oferta i wszystkie załączniki zostały ponumerowane i ułożone według kolejności przedstawionej w punkcie 5 Zaproszenia oraz trwale złączone.
5. Załączniki wymagane od oferentów:
1) Klauzula informacyjna (dot. RODO) wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2,
2) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3,
3) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4,
4) Oświadczenie o bezstronności i niezależności od badanej jednostki,
5) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, nie starsze niż 6 miesięcy liczone od terminu składania ofert,
6) Informację o wpisie do rejestru biegłych rewidentów/wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych,
7) Certyfikat, polisę lub inny dokument potwierdzający aktualne obowiązkowe ubezpieczenie OC z tytułu prowadzonej działalności w zakresie przedmiotu postępowania,
8) Wykaz wykonanych badań sprawozdań finansowych w ostatnich trzech latach,
9) Wykaz minimum dwóch wykonanych badań sprawozdań finansowych firm ciepłowniczych wraz z informacją o terminach ich wykonania,
10) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami o ich kwalifikacjach zawodowych i doświadczeniu,
11) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów, potwierdzające kwalifikacje zawodowe, uprawniające do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego, dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, jak również podmiotu, ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie badania,
12) Oświadczenie o bezstronności i niezależności od badanej jednostki,
13) Projekt umowy do zaakceptowania przez Zamawiającego.
Wszystkie dokumenty i oświadczenia winny być podpisane przez osobę/y upoważnione (do reprezentacji oferenta), a jeśli jej/ich upoważnienie wynika z pełnomocnictwa, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo.
Wszystkie strony oferty oraz jej załączniki muszą być parafowane przez osoby/ę upoważnione/ą do podpisywania dokumentów.
6. Analiza otrzymanych ofert:
1) Zamawiający dokona sprawdzenia spełnienia przez oferentów wymogów, określonych w zapytaniu ofertowym w zakresie kompletności i jakości oferty, pod uwagę będą brane oferty zawierające komplet ważnych oświadczeń i dokumentów, wymaganych
w niniejszym zapytaniu ofertowym,
2) Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzania zgodności stanu faktycznego z przedłożonymi dokumentami i oświadczeniami, w tym również – w razie potrzeby – poprzez wezwanie oferenta do wyjaśnienia treści dokumentów,
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
7. Termin realizacji przedmiotu zamówienia do dnia:
§ 31 marca 2023 roku – badanie sprawozdania finansowego za 2022 rok,
§ 31 marca 2024 roku – badanie sprawozdania finansowego za 2023 rok,
– rozumiany jako dzień dostarczenia do siedziby Zleceniodawcy pełnych dokumentów końcowych – sprawozdania z badania.
Oferta powinna być ważna w okresie co najmniej 30 dni od upływu terminu
do składnia ofert.
8. Termin i miejsce składania ofert:
Termin złożenia ofert upływa 09.12.2022 r. do godz. 1000. Pisemne oferty powinny być przesłane na adres: Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o., ul. Targowa 22, 19-200 Grajewo
Za datę złożenia oferty uważa się datę wpływu do siedziby Spółki. Oferty złożone po upływie terminu, określonego do ich przyjmowania, nie podlegają rozpatrzeniu.
Ofertę należy przesłać lub składać w zamkniętej kopercie w sposób gwarantujący jej nienaruszalność z napisem „Oferta na badanie sprawozdania finansowego za rok 2022 i 2023; SF/1/2022”.
Data, godzina i miejsce otwarcia ofert: 09.12.2022 r. Godz. 1015 w siedzibie Zamawiającego w Grajewie ul. Targowa 22.
9. Kryteria oceny ofert i ich waga.
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
- 100% – cena;
Sposób i termin zapłaty wynagrodzenia: zapłata nastąpi na podstawie faktury wystawionej po wykonaniu zadania, przelewem na konto bankowe wskazane przez Zleceniobiorcę w fakturze, w terminie nie krótszym niż 30 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury wraz ze sprawozdaniem z badania.
V. Pozostałe informacje:
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty firmy audytorskiej oraz odstąpienie od wyboru oferty bez podania przyczyny i ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych.
2. Zamawiający w załączeniu przedstawia podstawowe informacje do przygotowania oferty.
3. Dodatkowych informacji i wyjaśnień udziela Główna Księgowa P. Anna Kania, e-mail: a.kania@pecgrajewo.com.pl, tel. 86 272 23 88 wew. 116.
4. Zamawiający w możliwie najkrótszym terminie zawiadomi Zleceniobiorcę o wyrażeniu zgody przez Zgromadzenie Wspólników na wybór jego oferty.
5. Zleceniobiorca prześle na adres Zleceniodawcy podpisaną w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach Umowę za pośrednictwem poczty (listem poleconym), w ciągu 10 dni od dnia uzyskaniu informacji o wyborze jego oferty. Istnieje również możliwość podpisania umowy na miejscu – w siedzibie Zleceniodawcy. Podpisanie umowy nastąpi nie później niż przed upływem terminu związania ofertą.
6. W celu przygotowania wyceny za badanie sprawozdania finansowego, dane dotyczące PEC Sp. z o.o. w Grajewie zostaną przesłane na wniosek oferenta w formie przygotowanej przez Zamawiającego Karty informacyjnej, na wskazany przez oferenta adres email.
7. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane służące działalności sektorowej w Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej Spółka z o.o. w Grajewie nie podlegające ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych w rozumieniu artykułów 132 i 133.