Znak sprawy: SF/1/2024
Grajewo, 05.09.2024 r.

Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o.
ul. Targowa 22
19-200 Grajewo
tel/fax  86 272 23 88
e-mail:  pecgrajewo@pecgrajewo.com.pl
www.pecgrajewo.com.pl

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NA PRZEPROWADZENIE BADANIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO ZA ROK 2024 I 2025

Określenie zamówienia wg CPV: 79210000-9 Usługi księgowe i audytorskie

Nazwa i adres Zamawiającego.

Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o., ul. Targowa 22, 19-200 Grajewo

tel/fax  86 272 23 88, e-mail:  pecgrajewo@pecgrajewo.com.pl  www.pecgrajewo.com.pl

Przedmiot zamówienia.

Działając na podstawie art. 66  ustawy  o rachunkowości  z dnia 29 września  1994 r.   (Dz.U. 2023 poz. 120) Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. w Grajewie (dalej zwana jako Zamawiający) zaprasza do składania pisemnych ofert na wykonanie zamówienia:

,,PRZEPROWADZENIE BADANIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
ZA ROK 2024 i 2025″

Badanie sprawozdania finansowego Zamawiającego powinno zostać przeprowadzone zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz o nadzorze publicznym (Dz.U. 2024 r. poz. 1035).

1. Opis przedmiotu zamówienia.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
3. badanie sprawozdania finansowego za rok 2024 i 2025;
4. sporządzenie sprawozdania z badania przez biegłego rewidenta w trzech egzemplarzach zawierające informacje czy badane sprawozdanie finansowe:
5. przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej Spółki oraz jej wyniku finansowego i przepływów pieniężnych, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości,
6. jest zgodne co do formy i treści z obowiązującymi przepisami prawa, umową Spółki,
7. zostało sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami rozdziału 2 Ustawy o rachunkowości.

1. Warunki udziału w postępowaniu.

1. Ogólne postanowienia dotyczące realizacji przedmiotu zapytania:
2. Warunkiem ostatecznego wyboru oferty będzie podpisanie umowy z wybranym oferentem na realizację przedmiotu zamówienia.
3. Na każdym etapie realizacji zamówienia Oferent zobowiązany będzie do kontaktu
   z przedstawicielem Zamawiającego, informowania o bieżących działaniach czy też
   o ewentualnych utrudnieniach w realizacji przedmiotu zamówienia. W trakcie realizacji zamówienia niezbędne dokumenty i informacje zostaną udostępnione na prośbę Oferenta w siedzibie Zamawiającego, a także w wersji elektronicznej na adres e-mail przez niego wskazany.
4. Cena netto przedmiotu zamówienia – wynagrodzenie Oferenta obejmuje wszelkie wydatki związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym wszelkie daniny
   o charakterze publicznoprawnym i inne (w tym w szczególności podatki pośrednie, bezpośrednie, wydatki związane z obowiązkowymi ubezpieczeniami, koszty podróży).

Wynagrodzenie (cena) nie będzie podlegało podwyższeniu.

• Wymagania wobec Oferenta:
• Oferent powinien posiadać niezbędne uprawnienia i zasoby niezbędne do niezakłóconej realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności posiadać niezbędne kwalifikacje
  i doświadczenie dysponować osobami, należycie przygotowanymi do wykonania zlecenia.
• Posiadać odpowiedni potencjał ekonomiczny i techniczny oraz znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, zapewniającej wykonanie zamówienia.

• Podstawowe wymagania dotyczące oferty:

Oferta (sporządzona w jęz. polskim) powinna być kompletna, zawierać wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia, spełniać wymogi opisane w niniejszym zapytaniu, być zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w szczególności przepisami, dotyczącymi ochrony uczciwej konkurencji

• Instrukcja dla oferentów:
• Na kopercie winien być wskazany tytuł i numer zapytania ofertowego.
• Ofertę należy przygotować na załączonym formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1.
• Zaleca się, aby oferta i wszystkie załączniki zostały ponumerowane i ułożone według kolejności przedstawionej w punkcie 5 Zaproszenia oraz trwale złączone.
• Załączniki wymagane od oferentów:
• Klauzula informacyjna (dot. RODO) wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2.
• Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – wg wzoru
  stanowiącego Załącznik nr 3.
• Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia
  – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4.
• Oświadczenie o bezstronności i niezależności od badanej jednostki.
• Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, nie starsze niż 6 miesięcy liczone od terminu składania ofert.
• Informację o wpisie do rejestru biegłych rewidentów/wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych.
• Certyfikat, polisę lub inny dokument potwierdzający aktualne obowiązkowe ubezpieczenie OC z tytułu prowadzonej działalności w zakresie przedmiotu postępowania.
• Wykaz wykonanych badań sprawozdań finansowych w ostatnich trzech latach.
• Wykaz minimum dwóch wykonanych badań sprawozdań finansowych firm ciepłowniczych wraz z informacją o terminach ich wykonania.
• Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami o ich kwalifikacjach zawodowych i doświadczeniu.
• Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów, potwierdzające kwalifikacje zawodowe, uprawniające do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego, dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, jak również podmiotu, ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie badania.
• Oświadczenie o bezstronności i niezależności od badanej jednostki.
• Projekt umowy do zaakceptowania przez Zamawiającego.

Wszystkie dokumenty i oświadczenia winny być podpisane przez osobę/y upoważnione (do reprezentacji oferenta), a jeśli jej/ich upoważnienie wynika z pełnomocnictwa, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo.

Wszystkie strony oferty oraz jej załączniki muszą być parafowane przez osoby/ę upoważnione/ą do podpisywania dokumentów.

• Analiza otrzymanych ofert:
• Zamawiający dokona sprawdzenia spełnienia przez oferentów wymogów, określonych
  w zapytaniu ofertowym w zakresie kompletności i jakości oferty, pod uwagę będą brane oferty zawierające komplet ważnych oświadczeń i dokumentów, wymaganych
  w niniejszym zapytaniu ofertowym.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzania zgodności stanu faktycznego z przedłożonymi dokumentami i oświadczeniami, w tym również – w razie potrzeby – poprzez wezwanie oferenta do wyjaśnienia treści dokumentów.
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
• Termin realizacji przedmiotu zamówienia do dnia:
• 31 marca 2025 roku – badanie sprawozdania finansowego za 2024 rok,
• 31 marca 2026 roku – badanie sprawozdania finansowego za 2025 rok,
• rozumiany jako dzień dostarczenia do siedziby Zleceniodawcy pełnych dokumentów końcowych – sprawozdania z badania.

   Oferta powinna być ważna w okresie co najmniej 30 dni od upływu terminu do składnia ofert.

•  Termin i miejsce składania ofert:

Termin złożenia ofert upływa 19.09.2024 r. do godz. 10⁰⁰. Pisemne oferty powinny być przesłane na adres: Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o., ul. Targowa 22, 19-200 Grajewo.

Za datę złożenia oferty uważa się datę wpływu do siedziby Spółki. Oferty złożone
po upływie terminu, określonego do ich przyjmowania, nie podlegają rozpatrzeniu.

Ofertę należy przesłać lub składać w zamkniętej kopercie w sposób gwarantujący
jej nienaruszalność z napisem „Oferta na badanie sprawozdania finansowego za rok 2024 i 2025; SF/1/2024”.

Data, godzina i miejsce otwarcia ofert: 19.09.2024 r. godz. 10¹⁵ w siedzibie Zamawiającego w Grajewie, ul. Targowa 22.

•  Kryteria oceny ofert i ich waga.

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

• 100% – cena. 

Sposób i termin zapłaty wynagrodzenia: zapłata nastąpi na podstawie faktury wystawionej po wykonaniu zadania, przelewem na konto bankowe wskazane przez Zleceniobiorcę w fakturze, w terminie nie krótszym niż 30 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury wraz ze sprawozdaniem z badania.

• Pozostałe informacje:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty firmy audytorskiej oraz odstąpienie od wyboru oferty bez podania przyczyny i ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych.
2. Zamawiający w załączeniu przedstawia podstawowe informacje do przygotowania oferty.
3. Dodatkowych informacji i wyjaśnień udziela Główna Księgowa P. Anna Kania, e-mail: a.kania@pecgrajewo.com.pl, tel. 86 272 23 88 wew. 116.
4. Zamawiający w możliwie najkrótszym terminie zawiadomi Zleceniobiorcę o wyrażeniu zgody przez Zgromadzenie Wspólników na wybór jego oferty.
5. Zleceniobiorca prześle na adres Zleceniodawcy podpisaną w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach Umowę za pośrednictwem poczty (listem poleconym), w ciągu 10 dni od dnia uzyskaniu informacji o wyborze jego oferty. Istnieje również możliwość podpisania umowy na miejscu – w siedzibie Zleceniodawcy. Podpisanie umowy nastąpi nie później niż przed upływem terminu związania ofertą.
6. W celu przygotowania wyceny za badanie sprawozdania finansowego, dane dotyczące PEC Sp. z o.o. w Grajewie zostaną przesłane na wniosek oferenta w formie przygotowanej przez Zamawiającego Karty informacyjnej, na wskazany przez oferenta adres email.
7. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z „Regulaminem udzielania zamówień sektorowych na dostawy, usługi lub roboty budowlane w Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. w Grajewie” z uwzględnieniem kompetencji Rady Nadzorczej wynikających z Umowy Spółki w zakresie wyboru oferty na przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Spółki.